Es wird Zeit, die klassische Papier Prüfung hinter sich zu lassen und online zu prüfen. Einfach so? Ganz genau! Der Wechsel zu einem digitalen Prüfungsprozess ist mit dem Einsatz von Online Prüfungen in nur 7 Schritten abgeschlossen. Die Wahl des richtigen Learning-Management-System (LMS) spielt dabei eine zentrale Rolle.
Schritt 1 - Evaluation LMS
Damit der betriebliche Lern- und Prüfungsprozess in Zukunft digital erfolgen kann, ist ein sogenanntes Learning-Management-System (LMS) unerlässlich. Das richtige LMS deckt in Bezug auf das Unternehmen alle nötigen Funktionen ab und lässt sich problemlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und an Drittsysteme anbinden. Wichtig ist, dass nicht nur die Prüfung selbst, sondern auch der gesamte Prüfungsprozess ohne Schnittstellenübergänge abgebildet werden kann.
Unsere All-in-One-Plattform edoniq zum Beispiel, bietet Lern- und Prüfungsplattform in Einem. Nicht nur der ganze Prüfungsprozess, sondern auch das Kursmanagement, die Seminarverwaltung und e-Learnings können problemlos in die digitale Umgebung des Unternehmens eingebaut werden.
Schritt 2 - Ablagestruktur intern/extern
Sobald das LMS erfolgreich im Unternehmen integriert wurde, ist der erste wichtige Vorbereitungsschritt eine sinnvolle Ablagestruktur anzulegen. Weshalb? Sämtliche Lernobjekte eines LMS, ob nun einzelne Fragen, erstellte Sequenzen (Prüfungen oder Übungen) oder einzusetzende Medien, sollten von jedem Benutzer schnell und einfach wiedergefunden werden können. Das spart im Prozess eine Menge Zeit.
Innerhalb der Plattform von edoniq unterscheiden wir zwischen zwei Ablageorte:
Der interne Ablageort, den die Autoren/Tutoren für die Erstellung von Schulungs- und Prüfungsinhalten verwenden.
Der externe Ablageort, der sogenannte Lehrgang, worin die erstellten Schulungs- und Prüfungsinhalte den Kandidat*innen schlussendlich freigegeben werden.
Beispiel
In unserem Beispiel, sind wir eine Sprachschule mit Standort in St. Gallen und Winterthur. Die beiden Ablageorte wären dann wie folgt strukturiert:
Ablageorte (Interne Ablagestruktur)
Für Lernobjekte wie z.B. Medien, Fragen, Prüfungen u.v.m.:
Lehrgänge (Externe Ablagestruktur)
In dieser Struktur werden die erstellten Prüfungen oder Übungen freigegeben.
Die Lehrgänge werden den Kandidat*innen in Form eines sogenannten Ausbildungsangebot präsentiert. Darin können sie selbstständig nach passenden Prüfungen, Übungen oder Online Kurse suchen und sich dafür anmelden:
Das Ausbildungsangebot lässt sich auch optional in einem öffentlich zugänglichen Webportal abbilden.
Schritt 3 - Fragenpool für Online Prüfungen
Bevor die Online Prüfung mit diversen Fragen befüllt wird, empfehlen wir vorab den Aufbau eines Fragenpools. Somit sind sämtliche Fragen, welche für die Erstellung von Online Prüfungen im Generellen verwendet werden möchten, jederzeit in der internen Ablagestruktur für alle Autoren/Tutoren verfügbar.
Mit der All-in-One-Plattform edoniq zum Beispiel, wird die Erstellung von Fragen über einen Fragenassistenten mit 10 vordefinierten Fragentypen abgewickelt. Ob Multiple-Choice-Fragen, Freitext-Fragen, Ja/Nein-Fragen, Tabellen-Fragen oder ganze Fallaufgaben, es sind fast keine Grenzen gesetzt. Innerhalb der einzelnen Fragen wird dann jeweils nur noch der Titel, die ID, der Fragetext, die entsprechende Lösung und die zu vergebenen Punkte definiert.
Beispiel
In unserem Beispiel, als Sprachschule am Standort St. Gallen, haben wir mehrere Fragen für die geplante Abschlussprüfung "Französisch Niveau A2" erstellt und im entsprechenden internen Ablageort abgelegt. (gelb markiert)
Und so wird Frage um Frage ein Fragenpool aufgebaut, der für die Befüllung von Online Prüfungen jederzeit abrufbar ist.
Schritt 4 - Prüfung vs. Übung
Nun kann die Online Prüfung mit den Fragen aus dem Fragenpool befüllt werden. Und genau für diesen Moment sollten die bereits erstellten Fragen im LMS leicht auffindbar sein. Damit sie einfach und in einem Schritt vom internen Ablageort in die Online Prüfung gezogen werden können.
Ob die Online Prüfung nun in Form einer Übung zur unverbindlichen Wissenskontrolle oder gleich als offizielle Abschlussprüfung mit automatisierter Zertifikatsvergabe erstellt werden soll, kann im nächsten Schritt in den Einstellungen definiert werden.
Einstellungen
Vor der eigentlichen Freigabe bietet die All-in-One-Plattform edoniq diverse Einstellungen zu den folgenden Grundfragen einer Online Prüfung:
Ist es eine Übung oder eine Prüfung?
Wann/Wie soll die Auflösung den Kandidat*innen angezeigt werden?
Welches Punktesystem soll verwendet werden?
Was ist die Bestehensgrenze (%)?
Wird ein Notenschlüssel dafür verwendet?
Benötigt es einen Zugangscode für den Prüfungsstart?
Was soll in der Navigation während der Prüfungsdurchführung sichtbar sein?
Gibt es eine Zeitlimite?
Soll nach erfolgreichem Bestehen ein Zertifikat ausgestellt werden?
Sobald diese letzten Einstellungen definiert wurden, erfolgt die Freigabe der Online Prüfung im entsprechenden Lehrgang (externer Ablageort), der für die Kandidat*innen sichtbar und zugänglich ist.
Schritt 5 - Anmeldungsverfahren
Jetzt gilt es noch das Anmeldungsverfahren zu definieren. Die All-in-One-Plattform edoniq bietet zum Beispiel mehrere Möglichkeiten, Kandidat*innen für eine Online Prüfung anzumelden:
Selbstanmeldung über das Ausbildungsangebot/Webportal
Direkte Zuweisung manuell oder via Regel-Automatisierung
Registrierung via Prüfungsportal
Wenn für die Kandidat*innen noch keine Benutzerprofile im LMS vorhanden sind (z.B. via Userimport aus der bestehenden Systemlandschaft) und damit der Online Prüfung nicht direkt zugewiesen werden können oder eine Online Prüfung eher für Teilnehmer*innen ausserhalb des Systems gedacht ist, so ist dafür zum Beispiel ein Registrierungsportal die optimale Lösung für das Anmeldungsverfahren.
Beispiel
Registrierungsportal der ICT Berufsbildung
Kommunikation
Unabhängig davon, wie die Kandidat*innen auf die entsprechende Online Prüfung gebucht werden, bietet die All-in-One-Plattform edoniq für die weiterführende Kommunikation ein umfassendes Mailingsystem. Der automatisierte e-Mail Versand ist mit einer Vielzahl von Standard- und individuell erstellten Mailvorlagen ausgestattet. Und für den Registrierungsprozess sind entsprechende Features im LMS eingebettet, welche die Kontrolle und Zulassung von Prüfungsregistrierungen unterstützen.
Schritt 6 - Prüfungsdurchführung
Der Tag X ist gekommen und die erstellte Online Prüfung kann nun Früchte tragen. Die Art der Prüfungsdurchführung ist natürlich vom jeweiligen Prüfungstyp abhängig.
Die All-in-One-Plattform edoniq bietet für die Durchführung folgende Prüfungsformen:
edoniq Online Prüfung Classic Die Kandidat*innen absolvieren die Online Prüfung (meist mit Zugangscode) vor Ort an den zur Verfügung gestellten Endgeräten mit Prüfungsaufsicht.
edoniq Online Prüfung BYOD (Bring your own device) Die Kandidat*innen bringen ihre eigenen Endgeräte zum Prüfungstag vor Ort mit.
edoniq Online Prüfung Anywhere Die Kandidat*innen absolvieren die Online Prüfung ortsunabhängig. Wenn für offizielle Prüfungen ein ordnungsgemässer Ablauf sichergestellt werden muss, kann eine Online-Überwachungs-Software in den Prozess integriert werden. Das sogenannte Proctoring erfolgt dann synchron oder asynchron.
Seit dem Jahr 2008 sind bereits hunderttausende Prüfungen mit der All-in-One-Plattform edoniq in Unternehmen, Fachverbände und Bildungsinstitute erfolgreich durchgeführt worden. Ein sturmerprobtes LMS für professionelle Online Prüfungen. - Christoph Steg, Experte für Online Prüfungen mit edoniq
Schritt 7 - Auswertung
Für jede Online Prüfung kann zum krönenden Abschluss eine Auswertung und, wenn gewünscht, eine Bestätigung, ein Zertifikat oder Notenblatt ausgestellt werden. Das Prüfungsergebnis wird je nach vordefinierten Einstellungen, den Kandidat*innen ausgestellt:
Prüfungsmodus Solange der Prüfungsmodus aktiv ist, wird den Kandidat*innen das Ergebnis vorenthalten.
Klassische Anzeige Mit dem Abschluss der Online Prüfung erhalten die Kandidat*innen eine Push-Meldung, mit der Information, ob die Online Prüfung bestanden ist oder nicht. Optional ist es möglich, für die Abschlussseite eine detaillierte Auflösung anzeigen zu lassen.
Immer anzeigen Wird meistens bei unverbindlichen Übungen eingesetzt. Damit kann das Ergebnis direkt nach einer beantworteten Frage mit Auflösung/Musterlösung (optional) angezeigt werden lassen.
Bewertungen
Wenn eine Online Prüfung Freitext- oder Tabellen-Fragen enthält, müssen diese Fragetypen noch vor der Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses manuell bewertet werden. Die All-in-One-Plattform edoniq bietet dazu ein integriertes Bewertungstool. Damit können einzelne Experten oder gleich ein ganzes Team auszuwertende Fragen mit nur wenigen Klicks der Reihe nach bewerten.
Rekurs Sicherheit
Eine solche Eigenschaft sollte Ihr LMS unbedingt mitbringen. Es ist ein wichtiger Bestandteil eines ordnungsgemässen Prüfungsprozesses. Im Falle von Rekursen ist zum Beispiel die All-in-One-Plattform edoniq in der Lage, alle erforderlichen Unterlagen und Informationen bereitzustellen:
Prüfungsbogen Individueller Ausdruck der Online Prüfungen mit abgegebenen Antworten, erzielten Punkten und Musterlösungen.
Systeminformationen Log-Files mit detaillierten Angaben zu jedem einzelnen Mausklick der Kandidat*innen, allfällige Unterbrüche, Netzwerk-Antwortzeiten, Dauer der Bearbeitung pro Frage, u.v.m.
Mit dem flexiblen Aufbau von Online Prüfungen wird der digitale Prüfungsprozess Schritt für Schritt, gut organisiert und vor allem zeitsparend in die Realität umgesetzt. Der wichtigste Faktor ist ganz klar die Kompatibilität, Rechtssicherheit und der Funktionsumfang des gewählten Learning-Management-System (LMS).